martes, 8 de noviembre de 2011

Access 2007-Creacion de una tabla (empleados)

CONSULTAS


En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quién paga más de 100.000 pts de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero según el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algún dato en concreto.


Para ello están las consultas. Las consultas son preguntas preparadas que podemos diseñar para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta.


Las consultas son operaciones que se realizan sobre los datos de una base de datos. Estas operaciones pueden ser de diversos tipos:
Consultas de selección de datos: permiten recuperar los datos almacenados en las tablas en el formato y orden adecuados. Además permiten filtrar (seleccionar sólo los registros que cumplen unos criterios) y agrupar la información. El resultado de estas consultas consiste en una tabla “virtual”: una tabla que físicamente no ocupa espacio (porque trabaja sobre los datos originales de las tablas sobre las que se define), pero que permite ser manejada de la misma forma que una tabla real. 


Dentro de las consultas de selección podemos resaltar algunos grupos importantes:

Consultas de selección simple: permite filtrar registros y añadir o descartar campos de los registros. Se utilizan para crear “vistas”: consultas que muestran lo que nos interesa de una tabla. 

Consultas de varias tablas: permiten relacionar los datos de distintas tablas a través de campos clave. 

Consultas de agrupamiento: permiten obtener resultados estadísticos de conjuntos de registros, como sumas de un campo, totales, etc. 

Consultas de inserción de datos o de datos anexados: permiten agregar registros a una tabla. 

Consultas de modificación o de actualización: permiten modificar los valores de los campos de los registros de una tabla. 

Consultas de borrado o eliminación: permiten eliminar registros de una tabla. 

Consultas de creación de tabla: permiten crear nuevas tablas cuyos campos y registros se obtienen a partir de los almacenados en otras tablas. 

Consulta de tabla de referencias cruzadas: Muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados.

    miércoles, 2 de noviembre de 2011

    SUGERENCIAS

    • Para abrir una de las últimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de archivo de esa base de datos en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abrirá la base de datos con la misma configuración de opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de archivos recientemente utilizados, haga clic en el botón Microsoft OfficeImagen del botón y, a continuación, en Opciones de Access. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba el número de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un máximo de nueve.
    • Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft OfficeImagen del botón y utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.


    ¿AUN NO CONOCE LA SEGURIDAD DE ACCES? COMIENCE POR AQUI

    • Confiar en (habilitar) el contenido deshabilitado de una base de datos
    • Utilizar una contraseña para cifrar o descifrar una base de datos
    • Empaquetar, firmar e implementar una base de datos de Office Access 2007
    El artículo también proporciona información auxiliar sobre las nuevas características y arquitectura de seguridad de Access 2007.
    Para obtener más información sobre las características de seguridad de Access 2007, haga clic en los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

    CREAR UNA BASE DE DATOS

    Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.
    Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.
    1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft OfficeImagen del botón y luego haga clic en Cerrar base de datosImagen del botón para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.
    2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.
    3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
    4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en Imagen del botón, busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
    5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
    Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:
    En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.Imagen del botón
    1. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

    NUEVAS CARACTERISTICAS DE ACCESS 2007

    A primera vista podríamos decir que Access no ha sufrido verdaderos cambios.
    La interfaz se ha rediseñado completamente y es posible que a los usuarios le cueste un poco más adaptarse a la nueva presentación de la información.
    Pero tras un momento, se empieza a apreciar que, en esencia, el funcionamiento del programa sigue siendo el mismo.
    Un punto a favor es que las acciones y opciones se encuentran mucho mejor dispuestas y están todas organizadas en únicamente 4 pestañas.
    Además, se ha mejorado la capacidad de cómo Access trata la información y su capacidad. De este modo los límites establecidos en versiones anteriores para el tamaño de tablas, campos, relaciones, consultas, formularios y macros se han mejorado significativamente, y a pesar de no contener muchas nuevas características, la valoración de estos cambios es positiva pues permiten al usuario de Access crear aplicaciones para la gestión de bases de datos mucho más potentes.
    Destacaríamos la mejora de los formatos que se han incluido en la exportación e importación de objetos de bases de datos a otras plataformas o a PDF o XPS (basado en XML).

    Una desventaja: al haber desaparecido las barras de herramientas la creación de formularios se hace un poco pesada. Es necesario cambiar de pestaña (Presentación y Diseño) para introducir controles y tratar su presentación.

    CONCEPTO DE MICROSOFT ACCESS 2007

    Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.