CONSULTAS

En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quién paga más de 100.000 pts de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero según el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algún dato en concreto.

Para ello están las consultas. Las consultas son preguntas preparadas que podemos diseñar para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta.

Las consultas son operaciones que se realizan sobre los datos de una base de datos. Estas operaciones pueden ser de diversos tipos:

Consultas de selección de datos: permiten recuperar los datos almacenados en las tablas en el formato y orden adecuados. Además permiten filtrar (seleccionar sólo los registros que cumplen unos criterios) y agrupar la información. El resultado de estas consultas consiste en una tabla “virtual”: una tabla que físicamente no ocupa espacio (porque trabaja sobre los datos originales de las tablas sobre las que se define), pero que permite ser manejada de la misma forma que una tabla real. 

Dentro de las consultas de selección podemos resaltar algunos grupos importantes:

Consultas de selección simple: permite filtrar registros y añadir o descartar campos de los registros. Se utilizan para crear “vistas”: consultas que muestran lo que nos interesa de una tabla. 

Consultas de varias tablas: permiten relacionar los datos de distintas tablas a través de campos clave. 

Consultas de agrupamiento: permiten obtener resultados estadísticos de conjuntos de registros, como sumas de un campo, totales, etc. 

Consultas de inserción de datos o de datos anexados: permiten agregar registros a una tabla. 

Consultas de modificación o de actualización: permiten modificar los valores de los campos de los registros de una tabla. 

Consultas de borrado o eliminación: permiten eliminar registros de una tabla. 

Consultas de creación de tabla: permiten crear nuevas tablas cuyos campos y registros se obtienen a partir de los almacenados en otras tablas. 

Consulta de tabla de referencias cruzadas: Muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados.